Mit der ABC Methode schnell und unkompliziert einen Zeitplan erstellen

Mit der ABC Methode schnell und einfach einen Zeitplan erstellen

In dem Beitrag „Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren“ habe ich dir bereits die ersten Tipps gegeben, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst. In diesem Beitrag habe hast du bereits gelernt, welche Methoden du zur Priorisierung nutzen kannst.

Heute möchte ich dir eine der Methoden genauer vorstellen. Die ABC-Methode, welche dafür bekannt ist eine der unkompliziertesten und anwendungsschnellsten Zeitmanagementmethoden zu sein.

DIE METHODE

Die ABC-Methode, auch bekannt unter ABC Analyse und ABC Zeitmanagement Analyse, ist eine Methode der Priorisierung und des Zeitmanagement.

Bei der ABC-Methode werden alle Aufgaben in einen der 3 Säulen eingeordnet. Hast du die Aufgaben eingeordnet legst du die Zeit für die Bearbeitung fest und entscheidest unter anderem auch, ob du die Aufgabe selber bearbeitest beziehungsweise, ob eine Bearbeitung überhaupt notwendig ist.

Unterteilt werden die Aufgaben in die Bereiche A, B und C. Dabei stehen die A-Aufgaben für alle Aufgaben mit hoher Wichtigkeit, die B-Aufgaben für mittlere Wichtigkeit und die C-Aufgaben für alles mit niedriger Wichtigkeit.

Für jede Säule bestimmst du wieviel Prozent deiner Arbeitszeit du für diese Aufgaben anwendest. Dabei wendest du für die A-Aufgaben die meiste Zeit auf und für die C-Aufgaben die geringste Zeit an.

DIE A-AUFGABEN

Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind kommen in die A-Säule. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, welche nicht übertragbar sind und nach Bearbeitung kurz- sowie langfristig den größten Nutzen bringen (z.B. den höchsten Gewinn). Erfüllst du diese Aufgaben nicht folgen negative Konsequenzen. Möchtest du die Aufgaben verhindern solltest du alle Aufgaben in dieser Säule sofort erledigen.

DIE B-AUFGABEN

In diese Säule der Methode kommen alle Aufgaben, welche eine mittlere Wichtigkeit haben. Diese Aufgaben können nach Möglichkeit übertragen werden um sich mehr Zeit zur Bearbeitung der A-Aufgaben zu verschaffen. Ist dies nicht möglich oder es ist genügend Zeit vorhanden können die Aufgaben in dieser Kategorie später bearbeitet werden. Es handelt sich hierbei um Aufgaben, die wichtig allerdings nicht dringend sind.

DIE C-AUFGABEN

Alle Aufgaben, die du dieser Kategorie zuordnest haben eine niedrige Wichtigkeit. Es handelt sich hierbei um alle Aufgaben, die dringend jedoch nicht wichtig sind. Die beste Vorgehensweise für diesen Bereich ist es diese Aufgaben an jemand anderes zu delegieren. Bei den eingeordneten Aufgaben prüfst du vor der Delegation am besten, ob eine Bearbeitung überhaupt notwendig ist. Ist dies nicht der Fall solltest du die Aufgabe verwerfen. So schaffst du dir mehr Zeit für die anderen beiden Bereiche in der ABC Analyse.

DIE METHODE AUF DIE DREI BEREICHE ANWENDEN

Nun hast du alle Aufgaben in eine der Kategorien eingeteilt und nun stellt sich die Frage, welche Aufgabe aus den A-Aufgaben du zuerst erledigen sollst. Um eine Reihenfolge festzulegen kannst du nun einfach wieder die ABC-Methode nutzen und kannst alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind nochmals priorisieren.

Hast du nun für alle Bereich einen Plan erstellt kannst du nun einen Zeitplan erstellen.

DIE ZEITEINTEILUNG

Bei der Zeiteinteilung wirst du natürlich am meisten Zeit für alle dringenden und wichtigen Aufgaben einplanen. Hier solltest du 65 bis 70 Prozent deiner Zeit einplanen. Für alle Aufgaben in der Kategorie B verwendest du zwischen 15 bis 20 Prozent der Zeit und letztendlich für alle C-Aufgaben nur 10 bis 15 Prozent.

Erweitern kannst du die Einteilung deiner Zeit durch präzise Zeitangaben in deinem Plan. So kannst du dafür sorgen, dass in der Zeit, in welcher du die A-Aufgaben bearbeitest, konzentriertes und ungestörtes Arbeiten möglich ist.

Beachte bei der Bearbeitung, dass du deine persönliche Leistungskurve beachtest. Natürlich sollten die Aufgaben im Bereich A sofort bearbeitet werden. Doch diese kannst du viel leichter erledigen, wenn du am leistungsfähigsten bist.

NEUE AUFGABEN EINSTUFEN

Natürlich ist es im Alltag meist so, dass immer neue Aufgaben dazu kommen. Bei einer neuen Aufgabe solltest du dir kurz Zeit nehmen und diese einstufen. Eine gute Methode zur Einstufung neuer Aufgaben ist die Eisenhower Methode.

Folgender Fragenkatalog hilft dir bei der Einstufung:

Einstufung in ABC Methode

WICHTIG UND DRINGEND UNTERSCHEIDEN

Um die Aufgaben korrekt einzustufen solltest du im Bezug auf das Zeitmanagement den Unterschied zwischen „wichtig“ und „dringend“ wissen.

Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage, ob etwas auf dem Spiel steht. Kannst du diese Frage mit „ja“ beantworten handelt sich um eine wichtige Aufgabe. Im Kontext auf die Bearbeitung von Aufgaben ist eine Aufgabe dann wichtig, wenn etwas auf dem Spiel steht und die Aufgabe eine langfristige Auswirkung hat. Wichtig sind all die Dinge, welche zur Erreichung deiner vorrangigen Ziele dienen.

Dringend sind alle Aufgaben, welche wegen eines bestimmten Grund eine baldige Deadline haben.

DIE METHODE IN DER ARBEITSWELT

Um dir die Anwendung der Methode zu verdeutlichen möchte ich die Methode an einem Beispiel anwenden.

Am Morgen sichtest du deine Tagesaufgaben und machst 10 Aufgaben aus. Du hast 8 Stunden Zeit diese zu bearbeiten. Nun beginnst du die Aufgaben auf Wichtigkeit und Dringlichkeit in die drei Säulen zu ordnen.

Die Aufgaben 3, 7 und 9 sind dringend und wichtig und du ordnest sie in die A-Aufgaben ein.

Die Aufgaben 1, 2, 4 und 5 sind wichtig jedoch nicht dringend. Deswegen sind dies deine B-Aufgaben.

Über bleiben die Aufgaben 6, 8 und 10. Dies sind deine C-Aufgaben.

Die Aufgaben aus dem Bereich C schaust du dir nochmals an und beschließt, dass die Aufgaben 8 und 9 der Praktikant und die Auszubildende im Laufe der Woche erledigen können. Bei der Prüfung stellst du fest, dass du zu Aufgabe 10 eine neue E-Mail erhalten hast wodurch du die Aufgabe verwerfen kannst.

Im Bereich B übergibst du die Aufgabe 5 deinem Kollegen, da dieser Spezialist auf dem geforderten Gebiet ist und die Aufgabe somit wesentlicher schneller bearbeiten kann. Immerhin ist er dir auch noch einen Gefallen schuldig, da du ihm letzte Woche ausgeholfen hast. Für die B-Aufgaben sichtest du nun welche am wichtigsten ist und legst die Reihenfolge 2, 4, 1 für die Bearbeitung fest.

Als letztes sichtest du nun die Deadline der Aufgaben in Bereich A und kannst anhand des Abgabetermin die Reihenfolge 9, 3, 7 festlegen.

Du weißt, dass du meist nach eineinhalb bis zwei Stunden nicht so produktiv bist wie zu Beginn des Tages und, dass du meist zwei Stunden nach der Mittagspause ebenfalls einen kleinen Hänger hast. Nun notierst du dir für jede Aufgabe wie viel Zeit du in etwa benötigst.

Durch deine Erkenntnisse legst du den folgenden Plan für den heutigen Tag fest:

09.30 – 10.30 Uhr: Aufgabe 9 (Bereich A) bearbeiten

10.30 – 10.40 Uhr: Neue Aufgaben sichten und ggf. in den Tagesplan aufnehmen

10.40 – 11.00 Uhr: Aufgabe 3 (Bereich A) bearbeiten

11.00 – 12.00 Uhr: Aufgabe 2 und 4 (Bereich B) bearbeiten

12.00 – 13.00 Uhr: Aufgabe 3 und Aufgabe 7 (Bereich A) bearbeiten

13.00 – 13.30 Uhr: Pause

13.30 – 14.30 Uhr: Aufgabe 1 (Bereich B) bearbeiten

14.30 – 15.00 Uhr: Neue Aufgaben vom Vormittag bearbeiten

15.00 – 15.15 Uhr: Neue Aufgaben sichten und ggf. in den Tagesplan aufnehmen

15.15 – 15.30 Uhr: Kaffeepause

15.30 – 16.00 Uhr: Aufgabe 7 beenden

16.00 – 16.15 Uhr: Aufgaben für den nächsten Tag sichten und notieren

16.15 – 17.00 Uhr: Aufgabe 9 (Bereich C) bearbeiten

Am nächsten Tagen brauchst du nun nur noch die Liste mit den notierten Aufgaben von heute zur Hand nehmen, neue Aufgaben sichten und kannst dann die Sortierung nach der ABC Analyse vornehmen und deinen Zeitplan erstellen.

Dies wäre eine Möglichkeit deinen Plan nach der ABC-Methode zu planen und die zu Verfügung stehende Zeit bestmöglich einzuteilen.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Kannst du dir vorstellen die ABC-Methode im Alltag zu nutzen?
  • Nutzt du bereits Zeitmanagementmethoden um deinen Tag zu planen?
  • Nach welchen Kriterien stufst du die Priorität einer Aufgabe ein?

Bis zum nächsten Mal!

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Mit der ABC Methode schnell und unkompliziert einen Zeitplan erstellen

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Wie du in unter 45 Minuten Ordnung in der Wohnung schaffst

Wie du in unter 45 Minuten Ordnung in der Wohnung schaffst

Meistens bleibt im Alltagsstress nie viel Zeit dafür die Wohnung jeden Tag einer Grundreinigung zu unterziehen. Bist du jedoch ein Mensch der Ordnung sehr liebt, so wie ich es bin, braucht es ein paar Tricks um in kurzer Zeit für Ordnung zu sorgen.

Seitdem ich im letzten Jahr mit meinem Freund zusammengezogen bin habe ich nun einiges ausprobiert, wie ich schnell Ordnung in unsere 70qm² Wohnung bringe. Nach fast einem Jahr in der Wohnung habe ich nun einen Weg gefunden unter 45 Minuten in allen Räumen für Ordnung zu sorgen.

Mit meinen Beitrag möchte ich dich inspirieren und werde mich nicht davor scheuen dir auch Bilder davon zu zeigen, wie die Zimmer vor dem Aufräumen aussehen.

EIN ORDENTLICHES BETT

Zeitaufwand: 3 Minuten

Das allererste, was ich morgens nach dem Aufstehen mache ist mein Bett. Dabei kann ich richtig wach werden und meine Gedanken ordnen. Außerdem mag ich es nicht, wenn ich im Laufe des Tages ins Schlafzimmer komme und das Bett im Chaos versinkt.

Das Bett muss natürlich nicht aussehen wie im Hotel, doch ich mag es die Decken zusammenzufalten und die Kissen etwas dekorativ anzurichten.

Das Bett vorher
VORHER
Das Bett nachher
NACHHER

KLEIDUNG EINSAMMELN

Zeitaufwand: 5 Minuten

Hast du auch diesen einen Stuhl auf dem all die Kleidung landet, die du am Tag getragen hast, die aber noch keine Wäsche benötigt? Genau diesen Stuhl gibt es auch in unserer Wohnung. Der Stuhl ist genauer gesagt ein Sessel, der bei uns im Schlafzimmer steht.

Zu Beginn haben Herr G. und ich diesen Stuhl immer so lange mit Kleidung vollgeladen bis diese beim draufwerfen runterrutschte und auf dem Boden landete. Damit dies nicht mehr passiert schnappe ich mir jetzt einmal am Tag alles an Kleidung, dass auf dem Stuhl liegt und hänge diese wieder in den Schrank.

Alles was anderswo in der Wohnung an Kleidung rumliegen sollte (was nur sehr selten der Fall ist) wird mit der Wäschekorbmethode weggeräumt.

Der Stuhl vorher
VORHER
Der Stuhl nachher
NACHHER

GESCHIRR WEGRÄUMEN

Zeitaufwand: 1 Minute

Um in unser Schlafzimmer zu gelangen ist es notwendig das Wohnzimmer zu durchqueren. Deswegen ist mein zweiter Schritt am Morgen, dass ich das Geschirr wegräume, das am Abend stehen gelassen wurde. Dies sind meist nur zwei Gläser, die wir immer auf dem Esstisch stehen haben, falls wir nachts Durst haben.

Ab und an finde ich auch nochmal einen Teller oder eine Schüssel, die Herr G. nach der Spätschicht hat stehen lassen.

Das Geschirr aus dem Wohnzimmer schnappe ich mir also und bringe es in die Küche. Dort kommt es erstmal in die Spüle um später gespült zu werden. Wir haben nämlich keine Spülmaschine und spülen daher per Hand.

Der Esstisch vorher
VORHER
Der Esstisch nachher
NACHHER

SPÜLEN UND WISCHEN

Zeitaufwand: 15 Minuten

Da ich morgens lediglich das Geschirr in die Küche räume und sich im Laufe des Tages noch Geschirr ansammelt, spüle ich meist abends nach dem Essen. Danach wische ich direkt über die Arbeitsfläche und durch die Spüle. Ebenfalls reinige ich das Glaskeramikkochfeld mit.

Dadurch, dass ich diese Aufgaben abends erledige ist die Küche den Tag über sauber und aufgeräumt. Krümel und Ähnliches sind am Tag schnell weggewischt.

Wie lange ich dafür brauche ist unterschiedlich. Jedoch ist es mit möglich diese Aufgaben unter 15 Minuten zu erledigen. An Tagen mit wenig Geschirr sind es meistens sogar nur 10 Minuten.

GESCHIRR IN DIE SCHRÄNKE RÄUMEN

Zeitaufwand: 2 Minuten

Wer spült muss natürlich auch das Geschirr wieder in die Schränke räumen. Meistens räume ich das Geschirr immer abends vor dem zu Bett gehen in die Küchenschränke. Bleibt das Geschirr abends mal stehen und am nächsten Morgen ist genügend Zeit räume ich das Geschirr am nächsten Morgen ein.

Geschirr vorher
VORHER
Geschirr nachher
NACHHER

WÄSCHEKORBMETHODE

Zeitaufwand: 5 Minuten

Die Wäschekorbmethode kennst du eventuell schon. Dann kannst du den nächsten Absatz getrost überspringen.

Bei der Wäschekorbmethode schnappt man sich einen Wäschekorb und geht durch alle Zimmer. Im Wäschekorb landet alles, dass sich im falschen Raum befindet. Findet man zum Beispiel im Wohnzimmer dann etwas, das ins Büro gehört und geht danach ins Büro kann man die Dinge, die dorthin gehören direkt dort einräumen.

Die Wäschekorbmethode nutze ich gerne, denn so hat man auch mal die Möglichkeit einfach alles, was im falschen Raum ist in den Wäschekorb zwischenzulagern. Immerhin wirkt es ordentlicher, wenn in irgendeiner schwer zugänglichen Ecke der Wäschekorb mit Dingen steht als wenn diese Sachen in Räumen rumstehen, in welche sie nicht gehören.

Natürlich versuche ich möglichst auch direkt den Wäschekorb wieder leer zu machen und alles an seinen eigentlichen Platz zu räumen. Muss es aber mal schnell gehen habe ich immer noch die Option des Zwischenlagerns.

COUCH HERRICHTEN

Zeitaufwand: 1 Minute

Eine ordentliche Couch lässt das Wohnzimmer direkt ordentlich wirken. Deswegen schüttele ich jeden Morgen die Kissen auf und falte die Decke ordentlich zusammen. Richtest du dann noch die Kissen dekorativ an wirkt die Couch nicht nur ordentlich sondern auch gleich viel einladender.

Die Kissen aufschütteln dient allerdings nicht nur der Optik sondern sorgt auch dafür, dass die Kissen wieder in die ursprüngliche Form zurückgesetzt werden und somit lange die Form behalten.

Das Wohnzimmer vorher
VORHER
DasWohnzimmer nachher
NACHHER

SPEED-CLEANING IM BADEZIMMER

Zeitaufwand: 5 Minuten

Was bei mir morgens nicht fehlen darf ist ein Speed-Cleaning im Bad. Dabei geht es mir darum die Badewanne und das Waschbecken vor groben Schmutz zu bewahren und ein vorzeigbares Bad zu haben. Da wir nämlich keine Gästetoilette haben nutzen auch unsere Gäste unser Badezimmer.

Durch das Ausspülen und Wischen sorge ich dafür, dass das Bad auch bei spontanen Besuch vorzeigbar ist. Gewischt werden lediglich die Flächen, die für einen Besucher beim Betreten des Raumes sichtbar sind. Alles andere reinige ich dann in einem Deep-Clean. Ebenfalls räume ich alles, soweit möglich, in die Schränke. Denn zu viel Krempel wirkt in unserem recht kleinen Badezimmer immer schnell unordentlich.

Der Vorteil bei uns ist, dass die Wanne so liegt, dass ich diese immer hinter dem Duschvorhang verstecken kann. Zwar wird das Fenster dann durch den Vorhang verdeckt, jedoch kommt durch den lichtdurchlässigen Durchvorhang noch mehr als genug Licht ins Badezimmer.

Das Badezimmer vorher
VORHER
Das Badezimmer nachher
NACHHER

WEITERE TIPPS FÜR MEHR ORDNUNG

In diesem Beitrag zeige ich dir lediglich, wie ich es schaffe unsere Wohnung dort sauber zu behalten, wo Gäste auch Zutritt haben. Nur das Schlafzimmer bildet eine Ausnahme. In diesem Raum brauche ich einfach die Ordnung, damit ich nicht abends im Bett liege und doch noch beginne Dinge wegzuräumen, weil sie mich einfach stören und ich deswegen nicht einschlafen kann.

Zu diesen circa 45 Minuten am Tag für die oben genannten Aufgaben kommen dann in regelmäßig bis unregelmäßigen Abständen noch Dinge wie Staubwischen, Saugen und Putzen (Fenster, Boden, Fußleisten usw.). Nicht zu vergessen ab und an mal zwei bis drei Stunden an einem Samstag im Monat, wo ich mich um eine Tiefenreinigung in einem der Räume kümmere.

Rechne ich jedoch alles zusammen komme ich in der Woche nicht auf mehr als maximal 6 Stunden, sofern ich kein Deep-Clean in einem der Zimmer vornehme.

Möglich ist dies natürlich da unsere Wohnung nicht allzu groß ist und durch Routine. Nach einiger Zeit werden die täglichen Aufgaben Routine und man wird schneller je öfter man eine Aufgabe erledigt. Ein wichtiger Punkt warum ich nie mehr als 6 Stunden in der Woche aufwende ist, dass ich viele Sachen täglich mache und dadurch weitere Unordnung und Schmutz vermeide. Jeden Tag bestimmte Aufgaben zu erledigen sorgt dafür, dass sich nichts aufstaut. Dadurch hat man nach der Arbeit und am Wochenende mehr Freizeit.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Das war mein Einblick in meine Routine um Ordnung zu schaffen und nun möchte ich gerne deine erfahren.
  • Welche Aufgaben im Haushalt erledigst du täglich?
  • Worauf legst du besonders wert?
  • Wozu würdest du im Bereich Ordnung gerne mehr lesen?

Bis zum nächsten Mal!
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Ordnung in unter 45 Minuten

Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren

Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren

Täglich hast du im Beruf und Zuhause einen Berg an Aufgaben und weißt nicht wo du anfangen sollst? Durch die Flut an Aufgaben erledigst du das, was du zuerst in die Hände bekommst und plötzlich fällt dir ein, dass du ja bis morgen eine Präsentation fertig habe musst.

Das wäre nicht passiert, wenn du dir einen Überblick über die Aufgaben verschafft hättest und diese dann nach Priorität sortiert hättest.

Deswegen möchte ich dir heute in 4 Schritten vermitteln, wie du deine Aufgaben leichter priorisieren kannst.

ZEITMANAGEMENT VERBESSERN MIT PRIORITÄTEN

Sich Prioritäten zu setzen ist ein wichtiger Bestandteil um dein Zeitmanagement zu verbessern. Bekanntlicherweise ist es nicht möglich terminierte Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen zu erfüllen, wenn du keinen Überblick über die Aufgaben hast und immer wieder neu anfallende Aufgaben dazwischenschiebst.

Bist du dir einmal bewusst darüber, welche Aufgaben du zu erledigen hast, kannst du diese in deinem Zeitplan berücksichtigen.

Durch einen klaren Plan hast du einen Ablauf und musst dich nicht mehr damit befassen, was du als nächstes erledigen musst. Neu anfallende Aufgaben kannst du an diesen Plan dranhängen oder zwischen andere Aufgaben schieben ohne viel Zeit für die Planung zu vergeuden.

Die Zeit, die du am Morgen für die Priorisierung aufwendest kannst du beim Bearbeiten der Aufgaben wieder reinholen, da du nun den Kopf frei hast und effektiver arbeiten kannst.

SEI DIR BEWUSST, WARUM ES BESSER IST DEINE AUFGABEN ZU PRIORISIEREN

Der wichtigste Schritt um dich mit dem Setzen von Prioritäten besser managen zu können ist, dass dir bewusst wird warum du überhaupt Prioritäten setzt. Nämlich nicht jeder Mensch arbeitet effektiver, wenn er seine Aufgaben priorisiert.

Um mit dem Priorisieren Aufgaben effektiver bearbeiten zu können solltest du ein Mensch sein, der nicht gut mit Chaos arbeiten kann. Ist dies der Fall hilft das Ordnen nach Wichtigkeit dir das Chaos zu beseitigen.

Ist die Reihenfolge der Bearbeitung festgelegt entlastest du dein Gehirn. Dieses hat nun die Möglichkeit sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, da du nicht mehr damit beschäftigt bist, welche Aufgabe du als nächstes erledigst. Wünschst du dir also konzentrierter zu arbeiten kann dir das Ordnen der Aufgaben helfen.

Der wichtigste Punkt ist, dass du mehr Arbeiten an einem Tag schaffen möchtest als zuvor. Wie schon erwähnt wird deine Effektivität gesteigert, wenn dein Kopf sich nicht mehr damit beschäftigt, welche Aufgaben noch anstehen. So nutzt du deine Zeit besser und der positive Effekt ist, dass du mehr Aufgaben erledigen kannst.

Beachte hierbei jedoch, dass weitere Faktoren natürlich ein effektives Arbeiten immer noch negativ beeinflussen können. Dies sorgt dann wiederrum für Chaos und deine Konzentration kann nachlassen.

TIPP 1: BEHALTE DEN ÜBERBLICK ÜBER DEINE AUFGABEN

Bevor du Aufgaben der Wichtigkeit nach Ordnen kannst und somit eine Bearbeitungsreihenfolge festlegst solltest du dir zuerst einmal einen Überblick über die Aufgaben verschaffen.

Hast du keinen Überblick über deine Aufgaben werden meine weiteren Tipps dir nicht helfen.

Dir den Überblick zu verschaffen gehört zum Priorisieren mit dazu. Beides ist als der erste Schritt anzusehen um effektiver zu arbeiten.

Deswegen überlege zuerst, welche Aufgaben für den Tag anstehen und schreibe alle auf. Lass dir dabei genügend Zeit, damit du keine Aufgabe vergisst zu notieren.

Kommen im Laufe des Tages neue Aufgaben hinzu solltest du diese schnellstmöglich mit einplanen. Beende den Schritt der Aufgabe, die du aktuell bearbeitest und plane die neue Aufgabe schnell ein.

Danach hast du den Kopf wieder frei um dich deiner eigentlichen Aufgabe zu widmen.

TIPP 2: VERMEIDE FEHLER BEIM PRIORISIEREN

Es gibt so einige Fehler, die man machen kann, wenn du Aufgaben der Wichtigkeit nach ordnen möchtest. Hier möchte ich dich auf diese aufmerksam machen, damit dir diese Fehler nicht wiederfahren.

Je mehr Aufgaben du hast umso leichter setzt du dich selber unter Druck. Dies führt dazu, dass du das Ziel aus den Augen verlierst. Dein primäres Ziel ist es deine aktuelle Aufgabe zu erledigen. Bearbeite diese bis zum Ende und widme dich dann erst der nächsten Aufgabe. Solltest du es alleine nicht schaffen dann suche dir Hilfe. Es ist keine Schande sich helfen zu lassen, denn kein Mensch ist perfekt und kann alles.

Der zweite Fehler, der dir unterlaufen kann ist, dass du die gesetzten Prioritäten nicht einhältst. Damit dir dies nicht passiert brauchst du Disziplin. Da es jedoch Situationen gibt wo man einfach mal nicht die notwendige Disziplin hat gibt es einige Tipps um dich besser auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können.

Vermeide Ablenkung. Dazu gehören Fernseher und Smartphone sowie die sozialen Medien. Du brauchst an deinem Telefon nicht die Benachrichtigungen abzuschalten. Das ewige an- und ausschalten von Benachrichtigungen kann auf Dauer nervig sein. Lege das Handy stattdessen so weit wie möglich weg. Benötigst du für eine Aufgabe besonders viel Konzentration empfehle ich dir das Festnetztelefon nach Möglichkeit stumm zu schalten. Du kannst zwischen den verschiedenen Aufgaben eine Spanne einplanen um zurückzurufen. Auf der Arbeit solltest du diesen Schritt mit deinem Vorgesetzten abstimmen.

Plötzlich auftretende Probleme nicht sofort bearbeiten sondern in deine Aufgabenliste einsortieren. Tritt ein neues Problem auf oder du bekommst eine neue Aufgabe auf den Tisch gelegt, dann prüfe zuerst, ob diese neue Aufgabe wichtiger ist als die bislang vorhandenen Aufgaben. Ist dies nicht der Fall bestimme die Priorität der neuen Aufgabe und sortiere diese dann in deine Aufgabenliste ein.

Ein weiterer Fehler ist, dass es nicht als Aufgabe ansehen sich einen Überblick zu verschaffen und zu priorisieren. Falsch! Dies ist deine allererste Aufgabe am Tag und diese Aufgabe hat erstmal die höchste Priorität. Hast du dies erledigt beginnst du mit deinen Tagesaufgaben.

Der letzte Fehler, den du vermeiden solltest ist nicht erledigte Aufgaben vom Vortag nicht mit in den neuen Tag einzuplanen. Diese Aufgaben setzt zu mit auf die Liste und priorisierst diese Aufgaben für den aktuellen Tag neu. Beachte hierbei, dass die Aufgaben nicht automatisch die höchste Priorität haben nur da du sie am Vortag nicht erledigt hast.

TIPP 3: LERNE „DRINGEN“ UND „WICHTIG“ ZU UNTERSCHEIDEN

Du kennst es wahrscheinlich auch, dass du plötzlich vom Vorgesetzten eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst und es heißt, dass diese Aufgabe dringend erledigt werden muss. Es ist dringend.

Bevor du nun sofort die Aufgabe anfängst zu bearbeiten und alles andere liegen lässt, solltest du die Unterscheidung zwischen „dringend“ und „wichtig“ lernen.

Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage, ob etwas auf dem Spiel steht. Kannst du diese Frage mit „ja“ beantworten handelt sich um eine wichtige Aufgabe. Im Kontext auf die Bearbeitung von Aufgaben ist eine Aufgabe dann wichtig, wenn etwas auf dem Spiel steht und die Aufgabe eine langfristige Auswirkung hat. Wichtig sind all die Dinge, welche zur Erreichung deiner vorrangigen Ziele dienen.

Dringend sind alle Aufgaben, welche wegen eines bestimmten Grund eine baldige Deadline haben.

Du solltest dir bei der neuen Aufgabe bewusstwerden, wann die Deadline ist und wie wichtig die Aufgabe ist. Sobald du diese Informationen hast kannst du die neue Aufgabe in deine Aufgabenliste mit einplanen. So gelingt es dir die dringenden Aufgaben rechtzeitig zu bearbeiten und die wichtigen Aufgaben sofort beziehungsweise zeitnah zu erledigen. So kannst du Druck und Stress vermeiden.

TIPP 4: FINDE DIE RICHTIGE METHODE FÜR DICH

Es gibt verschiedene Methoden mit welchen du Prioritäten setzen und dein Zeitmanagement verbessern kannst. Nicht alle der nachfolgend aufgeführten Methoden handelt davon Prioritäten besser zu setzen. Doch ich möchte dir auch Methoden, die dir nach dem Sichten und Priorisieren helfen effektiver zu arbeiten.

Die Methoden werden dir dabei helfen deine Zeit besser einzuteilen. So kannst du deine Arbeitszeit optimal nutzen. Beachte jedoch dabei, dass du dir zwischen dem Abarbeiten der Aufgaben regelmäßig eine kleine Auszeit zum Erholen gönnst.

Übersicht Zeitmanagement Methoden

Bei der ABC-METHODE werden die anfallenden Aufgaben nach Wichtigkeit in die Kategorie A-Aufgaben (Aufgaben, die sofort erledigt werden sollen), B-Aufgaben (Aufgaben, die später erledigt oder abgegeben werden können) und die C-Aufgaben (Aufgaben, die man abgeben oder verwerfen kann).

Der Ursprung dieser Methode liegt in der Eisenhower-Methode. Der ehemalige amerikanische General und Präsident arbeitete mit einer Methode, welche die Aufgaben in zwei Kategorien unterteilt: wichtig und unwichtig. Dwight D. Eisenhower ergänzte bei der Methode nun, ob die Arbeit eilig oder nicht eilig ist. Seine Empfehlungen dazu waren wie folgt:

  • Wichtig und eilig: Aufgabe erledigen
  • Wichtig und nicht eilig: Aufgabe terminieren
  • Unwichtig und eilig: Aufgabe an jemanden delegieren
  • Unwichtig und nicht eilig: Aufgabe verwerfen

Neben der Priorisierung der Aufgaben bezieht die ALPEN-Methode auch direkt den Zeitaufwand mit ein. Der Ablauf der Methode ist wie folgt.

  • A = Aufgaben aufschreiben
  • L = Länge einschätzen
  • P = Puffer einplanen
  • E = Entscheidungen priorisieren
  • N = Nachkontrolle

Bei dieser Methode ist ein wichtiger Schritt, dass Aufgaben, die man nicht schafft am nächsten Tage wieder in die Tagesplanung mit aufgenommen werden.

Ähnlich aufgebaut ist das GTD-Prinzip. GTD steht für „Getting Things Done“ (Dinge erledigt bekommen). Bei dieser Methode werden zuerst die Aufgaben gesammelt und notiert, danach werden diese in ein logisches System (z.B. ein Zeitplan oder Kalender) zum abarbeiten geordnet. Diese Technik soll besonders dabei helfen den Kopf für die wichtigen Aufgaben frei zu haben. Auch bei dieser Methode werden die Prioritäten jeden Tag neu verteilt.

Ebenfalls bei der SMART-Methode ist in mehrere Schritte unterteilt, die verschiedene Faktoren mit einbeziehen.

  • S = Spezifisch: Ziele spezifizieren
  • M = Messbar: Messbare Fakten zur Priorisieren mit einbeziehen
  • A = Attraktiv: Das Ziel muss attraktiv sein, so dass du Lust hast es zu bearbeiten
  • R = Realistisch: Die Aufgabe muss machbar sein
  • T = Termingerecht: Das Ziel soll zeitlich bindend geplant werden bzw. eine Deadline gesetzt werden

Eine der einfachsten Methoden ist die Ivy-Lee-Methode. Bei der Methode schreibt man sich die 6 wichtigsten Dinge auf, die man am nächsten Tag erledigen möchte. Diese Punkte werden dann nach Wichtigkeit sortiert. Am nächsten Tag werden die Aufgaben dann diszipliniert abgearbeitet ohne sich ablenken zu lassen. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt wurde darfst du die Nächste bearbeiten. Andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt.

Die letzte Methode, die ich dir vorstelle ist die Pomodoro Technik. Hier handelt es sich eher um eine Zeitmanagementmethode, welche dich dabei unterstützt deine bereits priorisierten Aufgaben zu bearbeiten. Bei dieser Technik wird die Aufgabe in 25-Minuten-Intervalle unterteilt. Zwischen den Intervallen nimmst du dir 5 Minuten Pause. Nach dem vierten Intervall folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Du willst ausführliche Informationen zur Pomodoro Technik sowie abgewandelte Formen der Technik kennenlernen? Dann solltest du dir meinen Beitrag »POMODORO TECHNIK – MIT ZEITMANAGEMENT DIE PRODUKTIVITÄT ERHÖHEN« ansehen.

MEINE METHODE AUFGABEN ERFOLGREICH MIT HILFE VON PRIORITÄTEN ZU BEARBEITEN

Persönlich nutze ich eine To-Do-Liste um darauf meine Aufgaben zu vermerken und mit Prioritäten und einer Deadline zu versehen. Dabei überlege ich mir bei jeder Aufgabe, ob diese dringend oder wichtig ist und bei den wichtigen Aufgaben, ob diese auch dringend sind. Ist die Aufgabe wichtig und dringend hat diese Aufgabe höchste Priorität.

Bei Arbeiten, wo ich selber eine Deadline setze baue ich immer einen kleinen Puffer ein, so dass ich mein selbstgesetztes Ziel auch tatsächlich erreiche. Erreiche ich das Ziel dann vor der Deadline habe ich zusätzlich noch ein Erfolgserlebnis.

Um konzentriert meine Aufgaben abarbeiten zu können schreibe ich mir zu der ersten Aufgabe zuerst alle Schritte auf und bearbeite diese dann mit der Pomodoro Technik. Diese habe ich auf meine persönlichen Bedürfnisse abgestimmt und somit für mich optimiert. Mehr dazu könnt ihr in meinem Beitrag zu der Pomodoro Technik lesen.

Durch die Pomodoro Technik plane ich auch direkt meine Pausen ein, so dass ich mir immer wieder eine Auszeit gönne um den Kopf wieder frei zu bekommen. In den Pausenzeiten ist dann auch Ablenkung wie das Smartphone erlaubt. Während der Konzentrationsphasen beuge ich Ablenkungen vor, damit ich effektiver arbeiten kann.

Meinen Aufgabenplan erstelle ich so weit wie möglich schon am Abend vorher und setze mir dann auch ein Tagesziel, dass ich erreichen möchte.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Setzt du dir bei deinen Tagesaufgaben Prioritäten?
  • Wie priorisierst du deine Aufgaben?
  • Wie schaffst du es effektiver zu arbeiten und deine Produktivität zu erhöhen?
  • Zu welcher der vorgestellten Methoden möchtest du gerne mehr erfahren?

Bis zum nächsten Mal!
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Pomodoro Technik – Mit Zeitmanagement die Produktivität erhöhen

Dein Schreibtisch ist voll mit Arbeit und du musst produktiver werden um diese zu erledigen. Dazu benötigst du ein Konzept und musst dir die Zeit gut einteilen. Dabei solltest du aber auch darauf achten, dich nicht selber zu überfordern und im Akkord zu arbeiten.

Eine Lösung bietet die Pomodoro Technik. Diese werde ich dir heute erklären und dir meine Version der Technik vorstellen.

DER URSPRUNG DER TECHNIK

Entwickelt wurde die Technik in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo, welcher die Technik nach der Eieruhr benannte, welche er für die ersten Versuche nutzte.

Diese Eieruhr sah aus wie eine Tomate (= pomodoro) und so kam es zu dem Namen Pomodoro Technik.

Bei der Methode handelt es sich um eine Methode des Zeitmanagement, welche die Arbeitszeit in Arbeitsabschnitte und Pausen unterteilt. Die Technik soll ein Mittel gegen die erforschten Angstblockaden laut Bergson und Minkowski bieten und die geistige Beweglichkeit verbessern.

BENÖTIGTE WERKZEUGE

Cirillo befürwortet möglichst einfache Werkzeuge zu verwenden um möglichst viel Ablenkung zu vermeiden.

Einfache Werkzeuge:

  • Stift
  • Papier
  • Eieruhr

Neuzeitige Werkzeuge:

  • Programm oder App für Notizen oder Listen
  • Smartphone

VORGEHENSWEISE

  1. Unterteile die Aufgabe in kleine Schritte und notiere diese.
  2. Nun wird die Eieruhr oder die Stoppuhr auf 25 Minuten gesetzt und du startest mit dem ersten Intervall. Diese Intervalle heißen übrigens pomodori.
  3. Erklingt der Ton der Stoppuhr oder Eieruhr hakst du ab, was du alles erledigt hast.
  4. Nun machst du eine Pause von 5 Minuten.
  5. Wiederhole die Schritte 2 – 4 dreimal und gönne dir nach dem vierten Intervall eine längere Pause von 30 Minten.

Im Arbeitsalltag würde der Zeitplan so aussehen:

Pomodoro Technik im Arbeitsalltag

Nach der längeren Pause würdest du falls notwendig erneut mit den Intervallen beginnen bis du die Aufgabe beendet hast. Oder du startest mit der nächsten Aufgabe.

WICHTIG!
Sorge dafür, dass du jegliche Ablenkung vermeidest umso konzentriert wie möglich arbeiten zu können und deine Produktivität auch tatsächlich zu steigern. Wirst du zu sehr abgelenkt ist dir eine Steigerung der Produktivität nicht möglich.

DIE POMODORO TECHNIK AUF DICH ABSTIMMEN

Diese Technik muss natürlich nicht genau nach dem Vorbild von Francesco Cirillo durchgeführt werden. Du kannst die Methode auf dich abstimmen.

Wichtig ist dabei, dass du das Grundgerüst beibehälst. Das bedeutet, dass du weiterhin Intervalle mit kleinen Pausen hast und nach einer bestimmten Anzahl von Intervallen die erledigten Schritte abhakst und dir eine längere Pause gönnst.

ALTERNATIVE A LA MADAME CAPRICORNIO

Nachdem ich die ursprüngliche Methode nun einige Male getestet habe, habe ich eine für mich zwei Alternative entwickelt.

Bei der ersten Alternative habe ich die Pausen zwischen den promodori verkürzt, da ich in fünf Minuten nicht wirklich etwas zum Ablenken beginnen kann und somit meist nur auf Toilette gehe oder etwas trinke. Dafür benötige ich jedoch keine fünf Minuten.

Die Minuten, die ich mir zwischen den Intervallen nicht nehme hänge ich dafür jedoch an die längere Pause dran.

Meine erste Alternative hat folgenden Ablauf:

  • Aufgabe in kleine Schritte unterteilen
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 3 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 4 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 3 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 35 Minuten Pause

Meine zweite Alternative besteht aus längeren Intervallen und längeren kleinen Pausen. Die Pause nach vier pomodori bleibt jedoch so lang wie aus der ursprünglichen Methode.

Nach dieser Alternative sieht mein Plan dann wie folgt aus:

  • Aufgabe in kleine Schritte unterteilen
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 30 Minuten Pause

Mit dieser Alternative habe ich zwischen den pomodori mehr Zeit um auch mal einen Apfel zu essen, in Ruhe einen Kaffee zu trinken oder meine E-Mails zu checken.

MEINE ERFAHRUNG MIT DER METHODE

Am Anfang ist es mir wirklich schwer gefallen mich nicht ablenken zu lassen. Deswegen habe ich rumgetestet, was mir am besten hilft mich während der Konzentrationsphase nicht ablenken zu lassen.

Mein erster Tipp an dich ist es das Smartphone weit wegzulegen, damit du nicht eben mal danach greifen kannst und nur mal eben schaust, was auf Instagram los ist.

Persönlich hilft es mir auch, wenn ich keinerlei visuelle oder akustische Ablenkung habe. Sprich keine Benachrichtigungstöne, kein Fernseher, keine Musik und keine visuelle Benachrichtigung am Handy. So werde ich nicht in Versuch geführt darauf einzugehen und kann man ausschließlich auf meine zu erledigende Aufgabe konzentrieren.

Nachdem ich die Ablenkung vermieden habe und es in meinen Kopf Klick gemacht hat und ich mich selber motiviert habe es zu schaffen 25 Minuten ohne Ablenkung zu arbeiten habe ich einen Unterschied bemerkt. Meine Produktivität ist gestiegen und auf einmal war ich fokussiert. Du kannst dir nicht vorstellen wie schnell die 25 Minuten Intervall nun immer um sind. Das Erstaunliche ist, dass ich in dieser Zeit auch einiges schaffe.

So ist es mir mit dieser Technik möglich viel schneller Dinge für meine Blogbeiträge zu recherchieren, da ich mich darauf konzentriere Material für den Post zu finden und nicht eben mal Facebook einen Besuch abstatte. Steht meine Recherche kann ich anhand dieser in etwa acht Intervallen einen mittellangen Blogpost zu meinen Stichpunkten verfassen. Wo ich vorher ca. 16 Stunden benötigt habe um einen Blogpost mit allen drum und dran zu verfassen, ist es jetzt nur noch etwa die Hälfte der Zeit.

Ein weiterer positiver Effekt der Pomodoro Technik ist für mich, dass ich mir meine Aufgaben in Schritte unterteile. So habe ich eine Überischt darüber, was für eine bestimmte Art von Aufgabe erledigt werden muss. Dies führt dazu, dass ich bei wiederkehrenden Aufgaben schneller die notwendigen Schritte notiert habe und die Zeit auch besser einschätzen kann.

DEIN GOODIE

Damit du die Technik noch besser anwenden kannst habe ich heute ein Goodie für dich. Die PDF-Datei beinhaltet eine Aufgabenliste auf welcher du deine Aufgabe und die notwendigen Schritte notieren kannst.

Pomodoro-GoodieVorschau

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Hast du schon mal mit der Pomodoro Technik gearbeitet?
  • Arbeitest du mit Zeitmanagementmethoden um produktiver zu sein?
  • Wie sind deine Erfahrungen mit Zeitmanagementmethoden?
  • Nutzt du solche Methoden nicht: Wie steigerst du deine Produktivität?

Bis zum nächsten Mal!
Unterschrift

Challenge: Trinken für die Gesundheit – Teil 1

Challenge - Trinken für die Gesundheit

[DIESER BEITRAG ENTHÄLT WERBUNG] Wie wichtig es ist genügend Wasser zu trinken ist den meisten bewusst und wir sollten immer darauf achten, dass wir unseren Körper nicht durch einen niedrigen Flüssigkeitskonsum schaden.

Nun stelle ich mir selber die Aufgabe mehr Wasser zu trinken.

DIE CHALLENGE

Zwei Monate lang werde ich 3 Liter Mineralwasser am Tag trinken um den Flüssigkeitshaushalt in meinen Körper zu ändern. Die Challenge findet zwischen dem 4. April bis zum 4. Juni 2017 statt.

DIE BEWEGGRÜNDE

Der Entschluss meinen Wasserkonsum zu erhöhen fiel als ich selber merkte, dass ich nicht genug Mineralwasser trank und dadurch Heißhunger verspürte und öfters an Kopfschmerzen litt. Nachdem ich mich mit den Auswirkung von Flüssigkeitsmangel und den positiven Auswirkung von genügend Flüssigkeit auf den Körper beschäftigt hatte war für mich klar, dass ich wieder mehr Wasser trinken werde.

DAS ZIEL

Mein Ziel ist es damit meinen Stoffwechsel anzuregen und ich möchte herausfinden, ob sich ein ausgeglichener Flüssigkeitshaushalt tatsächlich auf die Haut, das Gewicht und die Verdauung auswirkt.

DEN MINERALWASSERKONSUM IM AUGE BEHALTEN

Meinen Mineralwasserkonsum werde ich mit der App Water Drink Reminder im Auge behalten. Über die App konnte ich auch direkt meinen Flüssigkeitsbedarf errechnen. Von dem vorgeschlagenen Wert habe ich jedoch einige Milliliter abgezogen, da man auch durch Obst und Gemüse Wasser aufnimmt. Über die App habe ich mir einen Reminder gestellt, welcher mich zwischen 08:00 Uhr und 22:00 Uhr jede Stunde daran erinnert zu trinken und mir direkt anzeigt welche Menge Wasser ich bereits zu mir genommen habe.
Wasser und Glas habe ich immer griffbereit neben mir, damit ich ganz einfach Wasser trinken kann, wenn ich daran erinnert werde zu trinken.
Nachfolgend poste ich einige Bilder der App.

Es wird regelmäßige Updates auf den Blog geben, bei welchen ich dich unter anderen darüber informieren welche Auswirkungen ein erhöhter Wasserkonsum auf meinen Körper hat. Am Ende der zwei Monate werde ich ein Fazit ziehen.

DIE CHALLENGE IN DEN SOCIAL MEDIA VERFOLGEN

Auf meinen Social-Media-Kanälen erhälst du regelmäßige kleine Updates zu der Challenge. Die Updates wirst du bei Facebook, Instagram und Twitter unter #TrinkenfürdieGesundheit finden.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Wie viel Wasser trinkst du am Tag?
  • Was machst du um genügend Wasser zu trinken?
  • Hast du Tipps für mich?

Solltest du auch Interesse daran haben die Challenge durchzuführen hinterlass mir auf den Blog oder meinen Social-Media-Kanälen eine Nachricht damit wir uns austauschen können.

FREEBIE

Zum Schluss habe ich nun noch ein Freebie für dich und zwar eine PDF, mit welcher du deinen Flüssigkeitskonsum überwachen kannst.

TrinkMehrReminder

PDF herunterladen

Bis zum nächsten Mal!
Unterschrift

Challenge: Trinken für die Gesundheit - Teil 1