Organisation

Mit der ABC Methode schnell und unkompliziert einen Zeitplan erstellen

Mit der ABC Methode schnell und einfach einen Zeitplan erstellen

In dem Beitrag „Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren“ habe ich dir bereits die ersten Tipps gegeben, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst. In diesem Beitrag habe hast du bereits gelernt, welche Methoden du zur Priorisierung nutzen kannst.

Heute möchte ich dir eine der Methoden genauer vorstellen. Die ABC-Methode, welche dafür bekannt ist eine der unkompliziertesten und anwendungsschnellsten Zeitmanagementmethoden zu sein.

DIE METHODE

Die ABC-Methode, auch bekannt unter ABC Analyse und ABC Zeitmanagement Analyse, ist eine Methode der Priorisierung und des Zeitmanagement.

Bei der ABC-Methode werden alle Aufgaben in einen der 3 Säulen eingeordnet. Hast du die Aufgaben eingeordnet legst du die Zeit für die Bearbeitung fest und entscheidest unter anderem auch, ob du die Aufgabe selber bearbeitest beziehungsweise, ob eine Bearbeitung überhaupt notwendig ist.

Unterteilt werden die Aufgaben in die Bereiche A, B und C. Dabei stehen die A-Aufgaben für alle Aufgaben mit hoher Wichtigkeit, die B-Aufgaben für mittlere Wichtigkeit und die C-Aufgaben für alles mit niedriger Wichtigkeit.

Für jede Säule bestimmst du wieviel Prozent deiner Arbeitszeit du für diese Aufgaben anwendest. Dabei wendest du für die A-Aufgaben die meiste Zeit auf und für die C-Aufgaben die geringste Zeit an.

DIE A-AUFGABEN

Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind kommen in die A-Säule. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, welche nicht übertragbar sind und nach Bearbeitung kurz- sowie langfristig den größten Nutzen bringen (z.B. den höchsten Gewinn). Erfüllst du diese Aufgaben nicht folgen negative Konsequenzen. Möchtest du die Aufgaben verhindern solltest du alle Aufgaben in dieser Säule sofort erledigen.

DIE B-AUFGABEN

In diese Säule der Methode kommen alle Aufgaben, welche eine mittlere Wichtigkeit haben. Diese Aufgaben können nach Möglichkeit übertragen werden um sich mehr Zeit zur Bearbeitung der A-Aufgaben zu verschaffen. Ist dies nicht möglich oder es ist genügend Zeit vorhanden können die Aufgaben in dieser Kategorie später bearbeitet werden. Es handelt sich hierbei um Aufgaben, die wichtig allerdings nicht dringend sind.

DIE C-AUFGABEN

Alle Aufgaben, die du dieser Kategorie zuordnest haben eine niedrige Wichtigkeit. Es handelt sich hierbei um alle Aufgaben, die dringend jedoch nicht wichtig sind. Die beste Vorgehensweise für diesen Bereich ist es diese Aufgaben an jemand anderes zu delegieren. Bei den eingeordneten Aufgaben prüfst du vor der Delegation am besten, ob eine Bearbeitung überhaupt notwendig ist. Ist dies nicht der Fall solltest du die Aufgabe verwerfen. So schaffst du dir mehr Zeit für die anderen beiden Bereiche in der ABC Analyse.

DIE METHODE AUF DIE DREI BEREICHE ANWENDEN

Nun hast du alle Aufgaben in eine der Kategorien eingeteilt und nun stellt sich die Frage, welche Aufgabe aus den A-Aufgaben du zuerst erledigen sollst. Um eine Reihenfolge festzulegen kannst du nun einfach wieder die ABC-Methode nutzen und kannst alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind nochmals priorisieren.

Hast du nun für alle Bereich einen Plan erstellt kannst du nun einen Zeitplan erstellen.

DIE ZEITEINTEILUNG

Bei der Zeiteinteilung wirst du natürlich am meisten Zeit für alle dringenden und wichtigen Aufgaben einplanen. Hier solltest du 65 bis 70 Prozent deiner Zeit einplanen. Für alle Aufgaben in der Kategorie B verwendest du zwischen 15 bis 20 Prozent der Zeit und letztendlich für alle C-Aufgaben nur 10 bis 15 Prozent.

Erweitern kannst du die Einteilung deiner Zeit durch präzise Zeitangaben in deinem Plan. So kannst du dafür sorgen, dass in der Zeit, in welcher du die A-Aufgaben bearbeitest, konzentriertes und ungestörtes Arbeiten möglich ist.

Beachte bei der Bearbeitung, dass du deine persönliche Leistungskurve beachtest. Natürlich sollten die Aufgaben im Bereich A sofort bearbeitet werden. Doch diese kannst du viel leichter erledigen, wenn du am leistungsfähigsten bist.

NEUE AUFGABEN EINSTUFEN

Natürlich ist es im Alltag meist so, dass immer neue Aufgaben dazu kommen. Bei einer neuen Aufgabe solltest du dir kurz Zeit nehmen und diese einstufen. Eine gute Methode zur Einstufung neuer Aufgaben ist die Eisenhower Methode.

Folgender Fragenkatalog hilft dir bei der Einstufung:

Einstufung in ABC Methode

WICHTIG UND DRINGEND UNTERSCHEIDEN

Um die Aufgaben korrekt einzustufen solltest du im Bezug auf das Zeitmanagement den Unterschied zwischen „wichtig“ und „dringend“ wissen.

Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage, ob etwas auf dem Spiel steht. Kannst du diese Frage mit „ja“ beantworten handelt sich um eine wichtige Aufgabe. Im Kontext auf die Bearbeitung von Aufgaben ist eine Aufgabe dann wichtig, wenn etwas auf dem Spiel steht und die Aufgabe eine langfristige Auswirkung hat. Wichtig sind all die Dinge, welche zur Erreichung deiner vorrangigen Ziele dienen.

Dringend sind alle Aufgaben, welche wegen eines bestimmten Grund eine baldige Deadline haben.

DIE METHODE IN DER ARBEITSWELT

Um dir die Anwendung der Methode zu verdeutlichen möchte ich die Methode an einem Beispiel anwenden.

Am Morgen sichtest du deine Tagesaufgaben und machst 10 Aufgaben aus. Du hast 8 Stunden Zeit diese zu bearbeiten. Nun beginnst du die Aufgaben auf Wichtigkeit und Dringlichkeit in die drei Säulen zu ordnen.

Die Aufgaben 3, 7 und 9 sind dringend und wichtig und du ordnest sie in die A-Aufgaben ein.

Die Aufgaben 1, 2, 4 und 5 sind wichtig jedoch nicht dringend. Deswegen sind dies deine B-Aufgaben.

Über bleiben die Aufgaben 6, 8 und 10. Dies sind deine C-Aufgaben.

Die Aufgaben aus dem Bereich C schaust du dir nochmals an und beschließt, dass die Aufgaben 8 und 9 der Praktikant und die Auszubildende im Laufe der Woche erledigen können. Bei der Prüfung stellst du fest, dass du zu Aufgabe 10 eine neue E-Mail erhalten hast wodurch du die Aufgabe verwerfen kannst.

Im Bereich B übergibst du die Aufgabe 5 deinem Kollegen, da dieser Spezialist auf dem geforderten Gebiet ist und die Aufgabe somit wesentlicher schneller bearbeiten kann. Immerhin ist er dir auch noch einen Gefallen schuldig, da du ihm letzte Woche ausgeholfen hast. Für die B-Aufgaben sichtest du nun welche am wichtigsten ist und legst die Reihenfolge 2, 4, 1 für die Bearbeitung fest.

Als letztes sichtest du nun die Deadline der Aufgaben in Bereich A und kannst anhand des Abgabetermin die Reihenfolge 9, 3, 7 festlegen.

Du weißt, dass du meist nach eineinhalb bis zwei Stunden nicht so produktiv bist wie zu Beginn des Tages und, dass du meist zwei Stunden nach der Mittagspause ebenfalls einen kleinen Hänger hast. Nun notierst du dir für jede Aufgabe wie viel Zeit du in etwa benötigst.

Durch deine Erkenntnisse legst du den folgenden Plan für den heutigen Tag fest:

09.30 – 10.30 Uhr: Aufgabe 9 (Bereich A) bearbeiten

10.30 – 10.40 Uhr: Neue Aufgaben sichten und ggf. in den Tagesplan aufnehmen

10.40 – 11.00 Uhr: Aufgabe 3 (Bereich A) bearbeiten

11.00 – 12.00 Uhr: Aufgabe 2 und 4 (Bereich B) bearbeiten

12.00 – 13.00 Uhr: Aufgabe 3 und Aufgabe 7 (Bereich A) bearbeiten

13.00 – 13.30 Uhr: Pause

13.30 – 14.30 Uhr: Aufgabe 1 (Bereich B) bearbeiten

14.30 – 15.00 Uhr: Neue Aufgaben vom Vormittag bearbeiten

15.00 – 15.15 Uhr: Neue Aufgaben sichten und ggf. in den Tagesplan aufnehmen

15.15 – 15.30 Uhr: Kaffeepause

15.30 – 16.00 Uhr: Aufgabe 7 beenden

16.00 – 16.15 Uhr: Aufgaben für den nächsten Tag sichten und notieren

16.15 – 17.00 Uhr: Aufgabe 9 (Bereich C) bearbeiten

Am nächsten Tagen brauchst du nun nur noch die Liste mit den notierten Aufgaben von heute zur Hand nehmen, neue Aufgaben sichten und kannst dann die Sortierung nach der ABC Analyse vornehmen und deinen Zeitplan erstellen.

Dies wäre eine Möglichkeit deinen Plan nach der ABC-Methode zu planen und die zu Verfügung stehende Zeit bestmöglich einzuteilen.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Kannst du dir vorstellen die ABC-Methode im Alltag zu nutzen?
  • Nutzt du bereits Zeitmanagementmethoden um deinen Tag zu planen?
  • Nach welchen Kriterien stufst du die Priorität einer Aufgabe ein?

Bis zum nächsten Mal!

Unterschrift

Mit der ABC Methode schnell und unkompliziert einen Zeitplan erstellen

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s