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Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren

Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren

Täglich hast du im Beruf und Zuhause einen Berg an Aufgaben und weißt nicht wo du anfangen sollst? Durch die Flut an Aufgaben erledigst du das, was du zuerst in die Hände bekommst und plötzlich fällt dir ein, dass du ja bis morgen eine Präsentation fertig habe musst.

Das wäre nicht passiert, wenn du dir einen Überblick über die Aufgaben verschafft hättest und diese dann nach Priorität sortiert hättest.

Deswegen möchte ich dir heute in 4 Schritten vermitteln, wie du deine Aufgaben leichter priorisieren kannst.

ZEITMANAGEMENT VERBESSERN MIT PRIORITÄTEN

Sich Prioritäten zu setzen ist ein wichtiger Bestandteil um dein Zeitmanagement zu verbessern. Bekanntlicherweise ist es nicht möglich terminierte Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen zu erfüllen, wenn du keinen Überblick über die Aufgaben hast und immer wieder neu anfallende Aufgaben dazwischenschiebst.

Bist du dir einmal bewusst darüber, welche Aufgaben du zu erledigen hast, kannst du diese in deinem Zeitplan berücksichtigen.

Durch einen klaren Plan hast du einen Ablauf und musst dich nicht mehr damit befassen, was du als nächstes erledigen musst. Neu anfallende Aufgaben kannst du an diesen Plan dranhängen oder zwischen andere Aufgaben schieben ohne viel Zeit für die Planung zu vergeuden.

Die Zeit, die du am Morgen für die Priorisierung aufwendest kannst du beim Bearbeiten der Aufgaben wieder reinholen, da du nun den Kopf frei hast und effektiver arbeiten kannst.

SEI DIR BEWUSST, WARUM ES BESSER IST DEINE AUFGABEN ZU PRIORISIEREN

Der wichtigste Schritt um dich mit dem Setzen von Prioritäten besser managen zu können ist, dass dir bewusst wird warum du überhaupt Prioritäten setzt. Nämlich nicht jeder Mensch arbeitet effektiver, wenn er seine Aufgaben priorisiert.

Um mit dem Priorisieren Aufgaben effektiver bearbeiten zu können solltest du ein Mensch sein, der nicht gut mit Chaos arbeiten kann. Ist dies der Fall hilft das Ordnen nach Wichtigkeit dir das Chaos zu beseitigen.

Ist die Reihenfolge der Bearbeitung festgelegt entlastest du dein Gehirn. Dieses hat nun die Möglichkeit sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, da du nicht mehr damit beschäftigt bist, welche Aufgabe du als nächstes erledigst. Wünschst du dir also konzentrierter zu arbeiten kann dir das Ordnen der Aufgaben helfen.

Der wichtigste Punkt ist, dass du mehr Arbeiten an einem Tag schaffen möchtest als zuvor. Wie schon erwähnt wird deine Effektivität gesteigert, wenn dein Kopf sich nicht mehr damit beschäftigt, welche Aufgaben noch anstehen. So nutzt du deine Zeit besser und der positive Effekt ist, dass du mehr Aufgaben erledigen kannst.

Beachte hierbei jedoch, dass weitere Faktoren natürlich ein effektives Arbeiten immer noch negativ beeinflussen können. Dies sorgt dann wiederrum für Chaos und deine Konzentration kann nachlassen.

TIPP 1: BEHALTE DEN ÜBERBLICK ÜBER DEINE AUFGABEN

Bevor du Aufgaben der Wichtigkeit nach Ordnen kannst und somit eine Bearbeitungsreihenfolge festlegst solltest du dir zuerst einmal einen Überblick über die Aufgaben verschaffen.

Hast du keinen Überblick über deine Aufgaben werden meine weiteren Tipps dir nicht helfen.

Dir den Überblick zu verschaffen gehört zum Priorisieren mit dazu. Beides ist als der erste Schritt anzusehen um effektiver zu arbeiten.

Deswegen überlege zuerst, welche Aufgaben für den Tag anstehen und schreibe alle auf. Lass dir dabei genügend Zeit, damit du keine Aufgabe vergisst zu notieren.

Kommen im Laufe des Tages neue Aufgaben hinzu solltest du diese schnellstmöglich mit einplanen. Beende den Schritt der Aufgabe, die du aktuell bearbeitest und plane die neue Aufgabe schnell ein.

Danach hast du den Kopf wieder frei um dich deiner eigentlichen Aufgabe zu widmen.

TIPP 2: VERMEIDE FEHLER BEIM PRIORISIEREN

Es gibt so einige Fehler, die man machen kann, wenn du Aufgaben der Wichtigkeit nach ordnen möchtest. Hier möchte ich dich auf diese aufmerksam machen, damit dir diese Fehler nicht wiederfahren.

Je mehr Aufgaben du hast umso leichter setzt du dich selber unter Druck. Dies führt dazu, dass du das Ziel aus den Augen verlierst. Dein primäres Ziel ist es deine aktuelle Aufgabe zu erledigen. Bearbeite diese bis zum Ende und widme dich dann erst der nächsten Aufgabe. Solltest du es alleine nicht schaffen dann suche dir Hilfe. Es ist keine Schande sich helfen zu lassen, denn kein Mensch ist perfekt und kann alles.

Der zweite Fehler, der dir unterlaufen kann ist, dass du die gesetzten Prioritäten nicht einhältst. Damit dir dies nicht passiert brauchst du Disziplin. Da es jedoch Situationen gibt wo man einfach mal nicht die notwendige Disziplin hat gibt es einige Tipps um dich besser auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können.

Vermeide Ablenkung. Dazu gehören Fernseher und Smartphone sowie die sozialen Medien. Du brauchst an deinem Telefon nicht die Benachrichtigungen abzuschalten. Das ewige an- und ausschalten von Benachrichtigungen kann auf Dauer nervig sein. Lege das Handy stattdessen so weit wie möglich weg. Benötigst du für eine Aufgabe besonders viel Konzentration empfehle ich dir das Festnetztelefon nach Möglichkeit stumm zu schalten. Du kannst zwischen den verschiedenen Aufgaben eine Spanne einplanen um zurückzurufen. Auf der Arbeit solltest du diesen Schritt mit deinem Vorgesetzten abstimmen.

Plötzlich auftretende Probleme nicht sofort bearbeiten sondern in deine Aufgabenliste einsortieren. Tritt ein neues Problem auf oder du bekommst eine neue Aufgabe auf den Tisch gelegt, dann prüfe zuerst, ob diese neue Aufgabe wichtiger ist als die bislang vorhandenen Aufgaben. Ist dies nicht der Fall bestimme die Priorität der neuen Aufgabe und sortiere diese dann in deine Aufgabenliste ein.

Ein weiterer Fehler ist, dass es nicht als Aufgabe ansehen sich einen Überblick zu verschaffen und zu priorisieren. Falsch! Dies ist deine allererste Aufgabe am Tag und diese Aufgabe hat erstmal die höchste Priorität. Hast du dies erledigt beginnst du mit deinen Tagesaufgaben.

Der letzte Fehler, den du vermeiden solltest ist nicht erledigte Aufgaben vom Vortag nicht mit in den neuen Tag einzuplanen. Diese Aufgaben setzt zu mit auf die Liste und priorisierst diese Aufgaben für den aktuellen Tag neu. Beachte hierbei, dass die Aufgaben nicht automatisch die höchste Priorität haben nur da du sie am Vortag nicht erledigt hast.

TIPP 3: LERNE „DRINGEN“ UND „WICHTIG“ ZU UNTERSCHEIDEN

Du kennst es wahrscheinlich auch, dass du plötzlich vom Vorgesetzten eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst und es heißt, dass diese Aufgabe dringend erledigt werden muss. Es ist dringend.

Bevor du nun sofort die Aufgabe anfängst zu bearbeiten und alles andere liegen lässt, solltest du die Unterscheidung zwischen „dringend“ und „wichtig“ lernen.

Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage, ob etwas auf dem Spiel steht. Kannst du diese Frage mit „ja“ beantworten handelt sich um eine wichtige Aufgabe. Im Kontext auf die Bearbeitung von Aufgaben ist eine Aufgabe dann wichtig, wenn etwas auf dem Spiel steht und die Aufgabe eine langfristige Auswirkung hat. Wichtig sind all die Dinge, welche zur Erreichung deiner vorrangigen Ziele dienen.

Dringend sind alle Aufgaben, welche wegen eines bestimmten Grund eine baldige Deadline haben.

Du solltest dir bei der neuen Aufgabe bewusstwerden, wann die Deadline ist und wie wichtig die Aufgabe ist. Sobald du diese Informationen hast kannst du die neue Aufgabe in deine Aufgabenliste mit einplanen. So gelingt es dir die dringenden Aufgaben rechtzeitig zu bearbeiten und die wichtigen Aufgaben sofort beziehungsweise zeitnah zu erledigen. So kannst du Druck und Stress vermeiden.

TIPP 4: FINDE DIE RICHTIGE METHODE FÜR DICH

Es gibt verschiedene Methoden mit welchen du Prioritäten setzen und dein Zeitmanagement verbessern kannst. Nicht alle der nachfolgend aufgeführten Methoden handelt davon Prioritäten besser zu setzen. Doch ich möchte dir auch Methoden, die dir nach dem Sichten und Priorisieren helfen effektiver zu arbeiten.

Die Methoden werden dir dabei helfen deine Zeit besser einzuteilen. So kannst du deine Arbeitszeit optimal nutzen. Beachte jedoch dabei, dass du dir zwischen dem Abarbeiten der Aufgaben regelmäßig eine kleine Auszeit zum Erholen gönnst.

Übersicht Zeitmanagement Methoden

Bei der ABC-METHODE werden die anfallenden Aufgaben nach Wichtigkeit in die Kategorie A-Aufgaben (Aufgaben, die sofort erledigt werden sollen), B-Aufgaben (Aufgaben, die später erledigt oder abgegeben werden können) und die C-Aufgaben (Aufgaben, die man abgeben oder verwerfen kann).

Der Ursprung dieser Methode liegt in der Eisenhower-Methode. Der ehemalige amerikanische General und Präsident arbeitete mit einer Methode, welche die Aufgaben in zwei Kategorien unterteilt: wichtig und unwichtig. Dwight D. Eisenhower ergänzte bei der Methode nun, ob die Arbeit eilig oder nicht eilig ist. Seine Empfehlungen dazu waren wie folgt:

  • Wichtig und eilig: Aufgabe erledigen
  • Wichtig und nicht eilig: Aufgabe terminieren
  • Unwichtig und eilig: Aufgabe an jemanden delegieren
  • Unwichtig und nicht eilig: Aufgabe verwerfen

Neben der Priorisierung der Aufgaben bezieht die ALPEN-Methode auch direkt den Zeitaufwand mit ein. Der Ablauf der Methode ist wie folgt.

  • A = Aufgaben aufschreiben
  • L = Länge einschätzen
  • P = Puffer einplanen
  • E = Entscheidungen priorisieren
  • N = Nachkontrolle

Bei dieser Methode ist ein wichtiger Schritt, dass Aufgaben, die man nicht schafft am nächsten Tage wieder in die Tagesplanung mit aufgenommen werden.

Ähnlich aufgebaut ist das GTD-Prinzip. GTD steht für „Getting Things Done“ (Dinge erledigt bekommen). Bei dieser Methode werden zuerst die Aufgaben gesammelt und notiert, danach werden diese in ein logisches System (z.B. ein Zeitplan oder Kalender) zum abarbeiten geordnet. Diese Technik soll besonders dabei helfen den Kopf für die wichtigen Aufgaben frei zu haben. Auch bei dieser Methode werden die Prioritäten jeden Tag neu verteilt.

Ebenfalls bei der SMART-Methode ist in mehrere Schritte unterteilt, die verschiedene Faktoren mit einbeziehen.

  • S = Spezifisch: Ziele spezifizieren
  • M = Messbar: Messbare Fakten zur Priorisieren mit einbeziehen
  • A = Attraktiv: Das Ziel muss attraktiv sein, so dass du Lust hast es zu bearbeiten
  • R = Realistisch: Die Aufgabe muss machbar sein
  • T = Termingerecht: Das Ziel soll zeitlich bindend geplant werden bzw. eine Deadline gesetzt werden

Eine der einfachsten Methoden ist die Ivy-Lee-Methode. Bei der Methode schreibt man sich die 6 wichtigsten Dinge auf, die man am nächsten Tag erledigen möchte. Diese Punkte werden dann nach Wichtigkeit sortiert. Am nächsten Tag werden die Aufgaben dann diszipliniert abgearbeitet ohne sich ablenken zu lassen. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt wurde darfst du die Nächste bearbeiten. Andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt.

Die letzte Methode, die ich dir vorstelle ist die Pomodoro Technik. Hier handelt es sich eher um eine Zeitmanagementmethode, welche dich dabei unterstützt deine bereits priorisierten Aufgaben zu bearbeiten. Bei dieser Technik wird die Aufgabe in 25-Minuten-Intervalle unterteilt. Zwischen den Intervallen nimmst du dir 5 Minuten Pause. Nach dem vierten Intervall folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Du willst ausführliche Informationen zur Pomodoro Technik sowie abgewandelte Formen der Technik kennenlernen? Dann solltest du dir meinen Beitrag »POMODORO TECHNIK – MIT ZEITMANAGEMENT DIE PRODUKTIVITÄT ERHÖHEN« ansehen.

MEINE METHODE AUFGABEN ERFOLGREICH MIT HILFE VON PRIORITÄTEN ZU BEARBEITEN

Persönlich nutze ich eine To-Do-Liste um darauf meine Aufgaben zu vermerken und mit Prioritäten und einer Deadline zu versehen. Dabei überlege ich mir bei jeder Aufgabe, ob diese dringend oder wichtig ist und bei den wichtigen Aufgaben, ob diese auch dringend sind. Ist die Aufgabe wichtig und dringend hat diese Aufgabe höchste Priorität.

Bei Arbeiten, wo ich selber eine Deadline setze baue ich immer einen kleinen Puffer ein, so dass ich mein selbstgesetztes Ziel auch tatsächlich erreiche. Erreiche ich das Ziel dann vor der Deadline habe ich zusätzlich noch ein Erfolgserlebnis.

Um konzentriert meine Aufgaben abarbeiten zu können schreibe ich mir zu der ersten Aufgabe zuerst alle Schritte auf und bearbeite diese dann mit der Pomodoro Technik. Diese habe ich auf meine persönlichen Bedürfnisse abgestimmt und somit für mich optimiert. Mehr dazu könnt ihr in meinem Beitrag zu der Pomodoro Technik lesen.

Durch die Pomodoro Technik plane ich auch direkt meine Pausen ein, so dass ich mir immer wieder eine Auszeit gönne um den Kopf wieder frei zu bekommen. In den Pausenzeiten ist dann auch Ablenkung wie das Smartphone erlaubt. Während der Konzentrationsphasen beuge ich Ablenkungen vor, damit ich effektiver arbeiten kann.

Meinen Aufgabenplan erstelle ich so weit wie möglich schon am Abend vorher und setze mir dann auch ein Tagesziel, dass ich erreichen möchte.

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Setzt du dir bei deinen Tagesaufgaben Prioritäten?
  • Wie priorisierst du deine Aufgaben?
  • Wie schaffst du es effektiver zu arbeiten und deine Produktivität zu erhöhen?
  • Zu welcher der vorgestellten Methoden möchtest du gerne mehr erfahren?

Bis zum nächsten Mal!
Unterschrift

6 Gedanken zu „Mit 4 einfachen Tipps Aufgaben leichter priorisieren“

  1. Der Beitrag beschreibt genau mein Problem 🙂 Ich schreibe mir einen Abend vorher immer auf, was zu erledigen ist, wie es mir gerade einfällt. Hauptsache, ich habe es einfach mal an die Wand gebracht und weiß, was für Aufgaben anstehen. Aber dann die Reihenfolge der Abarbeitung zu finden, ist wieder was anderes.

    Gerade an den Wochenenden haue ich mir viele Aufgaben rein, weil ich mehr Zeit habe und Dinge wie Einkaufen oder Putzen gemacht werden müssen und oftmals auch viel Zeit in Anspruch nehmen. Dazu kommen dann noch andere kleine Aufgaben und schon stehe ich vor meiner Wand und den draufgeschriebenen Aufgaben und frage mich „Und womit fange ich jetzt an?“ Oftmals fange ich mit den kleineren Aufgaben, die schnell sind an, damit wenigstens ein paar Punkte von der Liste verschwinden und sie übersichtlicher wird. Allerdings lässt dann auch im Laufe des Tages meine Motivation nach, man ist irgendwann erschöpft oder der Meinung, man hat jetzt so viel gemacht, jetzt ist Schluss. Dabei bleiben die ganz großen Aufgaben dann oftmals da stehen, manchmal auch Tage lang.

    Ich weiß nicht, wie lange ich die Steuererklärung vor mir her geschoben habe, weil sie viel Zeit in Anspruch nimmt und ich immer wieder andere Dinge erledigt habe, die wesentlich schneller gingen. Jetzt, wo mein Fernseher fritte ist (hat die Katze erledigt), hab ich mich abends wirklich 1 1/2 Stunden hingesetzt und endlich den größten Posten erledigt.

    Bei den Methoden würden mich die „Alpen Methode“ und das „GTD Prinzip“ interessieren, weil es eine Mischung aus den Techniken zu sein scheint, die ich unbewusst anwende, aber bei Weitem nicht optimiert habe.

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    1. Das Problem kenne ich zu gut und mich hat es so sehr genervt, dass ich angefangen habe die Aufgaben zu priorisieren. Da ich jedoch noch nicht die richtige Technik gefunden habe, hatte ich mich darüber informiert welche Methoden es gibt. Letztendlich sind so auch die Tipps entstanden.

      Die ALPEN Methode finde ich persönlich auch sehr interessant und möchte dazu auch in naher Zukunft noch einen seperaten Beitrag veröffentlichen. Bei dem GTD Prinzip muss ich mich zuerst noch ein wenig reinarbeiten.

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  2. Bei mir ist ja das Problem, dass alle Dinge irgendwo wichtig sind im Laufe des Tages, aber welche von diesen dann DIE wichtigste ist, mit welcher ich dann auch anfangen muss, das hab ich auch noch nicht so raus.

    Aber ich hab mittlerweile schon etwas mehr rausgefunden, wie lange ich für welche Aufgaben brauche. Das wird mir später hoffentlich bei der Priorisierung helfen. Also scheint die ALPEN Methode für mich im Laufe der Zeit die bessere zu werden.

    Auf der Arbeit hab ich das Problem mit dem Priorisieren der Aufgaben nicht. Da ist es auch teilweise vorgegeben, Diktate zuerst, dann die Post und dann eben was sonst noch da liegt. Manchmal kommt dann aber auch der Hinweis, dass einer der Vorgesetzten gleich weg ist und noch was unterschreiben möchte, dann werden auch Diktate vorgezogen, ansonsten der Reihe nach, wie sie im System sind.

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    1. Hallo Luna.

      Die Schwierigkeit mit dem Festlegen kenne ich. Die Kunst liegt halt meistens darin die Ruhe zu bewahren und sich erstmal einen kurzen Moment zu nehmen um die Prioliste neu zu sortieren, wenn eine neue Aufgabe dazu kommt. In der alltäglichen Hektik nimmt man sich diese Zeit oftmals nicht aus Angst man schafft die Aufgaben nicht.

      Es freut mich, dass du den ein oder anderen Tipp aus dem Beitrag mit nimmst.

      Liebe Grüße,
      Vanessa

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  3. Mir ist in den letzten Tagen aufgefallen, dass ich unliebsame Aufgaben direkt nach dem Aufstehen und vor dem Frühstück erledigen soll. Ich verdiene mir mein Frühstück quasi dadurch, dass ich sie erledige und komme so nicht erst in die Versuchung, mich vor die Glotze zu setzen oder anfangen zu puzzeln, zu lesen oder sonst was.
    So hab ich gestern innerhalb von 1 Stunde meine gesamte Küche (Schränke innen und außen sauber, gespült, Herd und Backofen gereinigt) auf Vordermann gebracht. Danach gab es ein ausgiebiges Frühstück bestehend aus Joghurt mit Blaubeeren und Bananen, passend dazu dann einen Eiscafé 🙂 Seit der Ernährungsumstellung fällt mir das Aufstehen wesentlich leichter und ich bin morgens motivierter. Also, Hausarbeit weitgehenst morgens erledigen, da ist noch Motivation da und wenn man mal ehrlich ist, tagsüber auf/in eine schöne und aufgeräumte Wohnung zu blicken, ist doch auch viel schöner.

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