Organisation, Zeitmanagement, Zeitmanagementmethode

Pomodoro Technik – Mit Zeitmanagement die Produktivität erhöhen

Dein Schreibtisch ist voll mit Arbeit und du musst produktiver werden um diese zu erledigen. Dazu benötigst du ein Konzept und musst dir die Zeit gut einteilen. Dabei solltest du aber auch darauf achten, dich nicht selber zu überfordern und im Akkord zu arbeiten.

Eine Lösung bietet die Pomodoro Technik. Diese werde ich dir heute erklären und dir meine Version der Technik vorstellen.

DER URSPRUNG DER TECHNIK

Entwickelt wurde die Technik in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo, welcher die Technik nach der Eieruhr benannte, welche er für die ersten Versuche nutzte.

Diese Eieruhr sah aus wie eine Tomate (= pomodoro) und so kam es zu dem Namen Pomodoro Technik.

Bei der Methode handelt es sich um eine Methode des Zeitmanagement, welche die Arbeitszeit in Arbeitsabschnitte und Pausen unterteilt. Die Technik soll ein Mittel gegen die erforschten Angstblockaden laut Bergson und Minkowski bieten und die geistige Beweglichkeit verbessern.

BENÖTIGTE WERKZEUGE

Cirillo befürwortet möglichst einfache Werkzeuge zu verwenden um möglichst viel Ablenkung zu vermeiden.

Einfache Werkzeuge:

  • Stift
  • Papier
  • Eieruhr

Neuzeitige Werkzeuge:

  • Programm oder App für Notizen oder Listen
  • Smartphone

VORGEHENSWEISE

  1. Unterteile die Aufgabe in kleine Schritte und notiere diese.
  2. Nun wird die Eieruhr oder die Stoppuhr auf 25 Minuten gesetzt und du startest mit dem ersten Intervall. Diese Intervalle heißen übrigens pomodori.
  3. Erklingt der Ton der Stoppuhr oder Eieruhr hakst du ab, was du alles erledigt hast.
  4. Nun machst du eine Pause von 5 Minuten.
  5. Wiederhole die Schritte 2 – 4 dreimal und gönne dir nach dem vierten Intervall eine längere Pause von 30 Minten.

Im Arbeitsalltag würde der Zeitplan so aussehen:

Pomodoro Technik im Arbeitsalltag

Nach der längeren Pause würdest du falls notwendig erneut mit den Intervallen beginnen bis du die Aufgabe beendet hast. Oder du startest mit der nächsten Aufgabe.

WICHTIG!
Sorge dafür, dass du jegliche Ablenkung vermeidest umso konzentriert wie möglich arbeiten zu können und deine Produktivität auch tatsächlich zu steigern. Wirst du zu sehr abgelenkt ist dir eine Steigerung der Produktivität nicht möglich.

DIE POMODORO TECHNIK AUF DICH ABSTIMMEN

Diese Technik muss natürlich nicht genau nach dem Vorbild von Francesco Cirillo durchgeführt werden. Du kannst die Methode auf dich abstimmen.

Wichtig ist dabei, dass du das Grundgerüst beibehälst. Das bedeutet, dass du weiterhin Intervalle mit kleinen Pausen hast und nach einer bestimmten Anzahl von Intervallen die erledigten Schritte abhakst und dir eine längere Pause gönnst.

ALTERNATIVE A LA MADAME CAPRICORNIO

Nachdem ich die ursprüngliche Methode nun einige Male getestet habe, habe ich eine für mich zwei Alternative entwickelt.

Bei der ersten Alternative habe ich die Pausen zwischen den promodori verkürzt, da ich in fünf Minuten nicht wirklich etwas zum Ablenken beginnen kann und somit meist nur auf Toilette gehe oder etwas trinke. Dafür benötige ich jedoch keine fünf Minuten.

Die Minuten, die ich mir zwischen den Intervallen nicht nehme hänge ich dafür jedoch an die längere Pause dran.

Meine erste Alternative hat folgenden Ablauf:

  • Aufgabe in kleine Schritte unterteilen
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 3 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 4 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 3 Minuten Pause
  • 25 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 35 Minuten Pause

Meine zweite Alternative besteht aus längeren Intervallen und längeren kleinen Pausen. Die Pause nach vier pomodori bleibt jedoch so lang wie aus der ursprünglichen Methode.

Nach dieser Alternative sieht mein Plan dann wie folgt aus:

  • Aufgabe in kleine Schritte unterteilen
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 10 Minuten Pause
  • 35 Minuten konzentriert arbeiten
  • Erledigte Schritte abhaken
  • Erledigte Schritte abhaken
  • 30 Minuten Pause

Mit dieser Alternative habe ich zwischen den pomodori mehr Zeit um auch mal einen Apfel zu essen, in Ruhe einen Kaffee zu trinken oder meine E-Mails zu checken.

MEINE ERFAHRUNG MIT DER METHODE

Am Anfang ist es mir wirklich schwer gefallen mich nicht ablenken zu lassen. Deswegen habe ich rumgetestet, was mir am besten hilft mich während der Konzentrationsphase nicht ablenken zu lassen.

Mein erster Tipp an dich ist es das Smartphone weit wegzulegen, damit du nicht eben mal danach greifen kannst und nur mal eben schaust, was auf Instagram los ist.

Persönlich hilft es mir auch, wenn ich keinerlei visuelle oder akustische Ablenkung habe. Sprich keine Benachrichtigungstöne, kein Fernseher, keine Musik und keine visuelle Benachrichtigung am Handy. So werde ich nicht in Versuch geführt darauf einzugehen und kann man ausschließlich auf meine zu erledigende Aufgabe konzentrieren.

Nachdem ich die Ablenkung vermieden habe und es in meinen Kopf Klick gemacht hat und ich mich selber motiviert habe es zu schaffen 25 Minuten ohne Ablenkung zu arbeiten habe ich einen Unterschied bemerkt. Meine Produktivität ist gestiegen und auf einmal war ich fokussiert. Du kannst dir nicht vorstellen wie schnell die 25 Minuten Intervall nun immer um sind. Das Erstaunliche ist, dass ich in dieser Zeit auch einiges schaffe.

So ist es mir mit dieser Technik möglich viel schneller Dinge für meine Blogbeiträge zu recherchieren, da ich mich darauf konzentriere Material für den Post zu finden und nicht eben mal Facebook einen Besuch abstatte. Steht meine Recherche kann ich anhand dieser in etwa acht Intervallen einen mittellangen Blogpost zu meinen Stichpunkten verfassen. Wo ich vorher ca. 16 Stunden benötigt habe um einen Blogpost mit allen drum und dran zu verfassen, ist es jetzt nur noch etwa die Hälfte der Zeit.

Ein weiterer positiver Effekt der Pomodoro Technik ist für mich, dass ich mir meine Aufgaben in Schritte unterteile. So habe ich eine Überischt darüber, was für eine bestimmte Art von Aufgabe erledigt werden muss. Dies führt dazu, dass ich bei wiederkehrenden Aufgaben schneller die notwendigen Schritte notiert habe und die Zeit auch besser einschätzen kann.

DEIN GOODIE

Damit du die Technik noch besser anwenden kannst habe ich heute ein Goodie für dich. Die PDF-Datei beinhaltet eine Aufgabenliste auf welcher du deine Aufgabe und die notwendigen Schritte notieren kannst.

Pomodoro-GoodieVorschau

NUN BIST DU AN DER REIHE!

  • Hast du schon mal mit der Pomodoro Technik gearbeitet?
  • Arbeitest du mit Zeitmanagementmethoden um produktiver zu sein?
  • Wie sind deine Erfahrungen mit Zeitmanagementmethoden?
  • Nutzt du solche Methoden nicht: Wie steigerst du deine Produktivität?

Bis zum nächsten Mal!
Unterschrift

1 thought on “Pomodoro Technik – Mit Zeitmanagement die Produktivität erhöhen”

  1. Ich musste gerade beim Lesen des Posts Lachen, weil ich diese Technik auf der Arbeit (zumindest vormittags) unbewusst angewandt habe. Ok, ich fange an, erst einmal einen Überblick über alle auf dem Schreibtisch liegenden Sachen zu bekommen und starte dann nicht sofort mit der Arbeit, sondern mit einer Pause 😀 Der Weg zur Arbeit ist manchmal sehr stressig (besonders, wenn man im Stau steht und dann keinen Parkplatz findet), da brauch ich erst einmal Zeit, um wieder runterzukommen. Ich trinke dann einen Kaffee oder Tee, schaue nach Mails etc. und fange dann langsam an. Dann ziehe ich aber die Arbeit auch einen längeren Zeitraum durch, aber ich bin fitter und motivierter, den Stapel anzugehen. Von daher geht es.

    Zu Hause hab ich manchmal das Problem, etwas zu beginnen. Ich schiebe seit 2 Wochen meine Steuererklärung von links nach rechts und wieder zurück auf meinem Tisch. Alle Unterlagen liegen dort, ich muss es eigentlich „nur noch“ eintragen. Allerdings dauert das ganze mit Kontrollen dann doch mal 1 Stunde oder länger, weshalb ich es weiter vor mir her schiebe. In der 1. Stunde kann ich mir was zu Essen kochen, meinen Essensplan erstellen, Haushalt machen etc. ich find immer etwas, das ich lieber mache, als die Steuererklärung. 1 Stunde klingt jetzt so nicht viel, aber ich kann in 1 Stunde sehr viele andere Sachen machen, das weiß ich und ich finde es „schöner“ auf meiner To-Do Liste 3 Punkte nach 1 Stunde streichen zu können, als nur einen.

    Ohne Zeitmanagement geht eigentlich überhaupt nichts. Gerade an den Wochenenden, wo man einiges erledigen muss, braucht man eine gute Einteilung des Tages, um nicht zu sehr in Stress zu geraten. Ich habe das speziell am Mittwoch gemerkt, da bin ich direkt nach der Arbeit einkaufen gefahren (Lebensmittel für 4 Tage) und hab mich nachher so gestresst, pünktlich zu meiner Serie um halb 8 zu Hause zu sein, dass ich den Anfang nicht wirklich mitbekommen habe, weil ich noch unter Strom stand.

    Wenn ich an Texten aller Art arbeite (oder mit meiner Cousine gemeinsam in alten Papieren wühle) mache ich in regelmäßigen Abständen Pausen, in denen ich etwas trinke, vielleicht ein Brot oder Obst esse und mir die Beine vertrete (und wenn es nur in der Wohnung rumlaufen ist). Je länger ich aber bei einer Sache dran bin, desto weniger Pausen mache ich. Ich vergesse einfach die Zeit und bin so vertieft in das Material. Dann wird nur noch nebenbei getrunken, damit das Gehirn weiter versorgt ist und die Leistung abrufen kann. Oftmals fällt es mir dann doch schwer, Pausen einzulegen, weil ich die Befürchtung habe, danach nicht mehr so leistungsfähig zu sein, wie vor der Pause.

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